Client Onboarding Portal

Una empresa de servicios contables necesitaba reducir el tiempo que su equipo dedicaba a registrar nuevos clientes. El proceso anterior dependía de formularios en papel, correos electrónicos y una planilla compartida que se actualizaba una vez por semana. Los errores de tipeo y la información duplicada eran frecuentes.

El objetivo era construir un portal web donde el cliente completara sus datos una sola vez y esos datos llegaran directamente al sistema de gestión interno, sin intervención manual del equipo administrativo.

Enfoque

Se optó por un flujo de registro dividido en tres pasos: datos de la empresa, datos del contacto principal y documentos requeridos. Cada paso validaba la información antes de pasar al siguiente. El portal se integró con la base de datos existente mediante una API REST simple.

• Se diseñaron formularios con campos obligatorios claros y mensajes de error específicos.
• Se implementó un panel de administración para que el equipo revisara los registros entrantes y aprobara o solicitara correcciones.
• Se configuraron notificaciones automáticas por correo electrónico tanto para el cliente como para el equipo interno.

Implementación

El desarrollo tomó seis semanas. Se usó un framework web ligero con autenticación por roles. La base de datos se mantuvo en PostgreSQL. Se realizaron pruebas con cinco clientes reales durante dos semanas para ajustar la experiencia de registro.

El mayor desafío fue manejar la subida de documentos desde dispositivos móviles. Se optó por comprimir las imágenes automáticamente y limitar el tamaño máximo a 10 MB por archivo.

Resultado

El tiempo promedio de registro de un nuevo cliente pasó de 45 minutos a 8 minutos. El equipo administrativo dejó de dedicar aproximadamente 12 horas semanales a tareas de carga manual. Durante los primeros tres meses, no se registraron casos de información duplicada.